Apa Yang Harus Dilakukan Jika Ada Komplain Dari Orang Tua Ke Lembaga Sekolah/Pesantren

Panduan Menangani Komplain Transaksi & Aplikasi (SOP Lembaga)

Ketika wali santri melaporkan adanya error aplikasi atau transaksi pending, berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pihak administrasi sekolah/pesantren:

1. Arahkan ke Jalur Resmi (Prioritas Utama)

Edukasi wali santri bahwa kendala teknis dan finansial paling cepat ditangani oleh tim ahli dari pengembang aplikasi.

• Langkah: Mintalah wali santri untuk menghubungi Customer Service (CS) Resmi CARDS.
• Kontak: WhatsApp 085526000647
• Syarat: Pastikan wali santri melampirkan Screenshot (Tangkapan Layar) kendala atau bukti transfer yang pending untuk mempercepat proses investigasi.

2. Penanganan Jika Wali Santri Keberatan

Terkadang, ada wali santri yang merasa lebih nyaman jika pihak sekolah yang mengurusnya. Jika ini terjadi, lakukan langkah berikut:

• Bantu Mediasi: Pihak lembaga dapat mewakili wali murid untuk menghubungi CS CARDS. Sampaikan detail kendala secara lengkap berdasarkan laporan yang diterima.

• Edukasi Secara Persuasif: Sampaikan bahwa menghubungi CS secara langsung sebenarnya jauh lebih menguntungkan bagi wali murid. Hal ini bertujuan untuk:

• Menghindari Miss-Komunikasi: Informasi dari CS bisa diterima langsung tanpa ada detail yang hilang.

• Solusi Lebih Cepat: Beberapa kendala membutuhkan verifikasi data pribadi yang hanya diketahui oleh wali santri.

• Kemandirian: Agar di masa depan wali santri lebih sigap menangani kendala teknis secara mandiri.

Tips Berkomunikasi dengan Wali Santri

Gunakan kalimat yang menenangkan namun tetap informatif. Anda bisa menggunakan template pesan berikut:

"Bapak/Ibu, mohon maaf atas ketidaknyamanannya. Untuk kendala transaksi pending, kami sarankan Bapak/Ibu langsung menghubungi CS Resmi CARDS di nomor 085526000647 via WhatsApp dengan mengirimkan bukti screenshot. Tim teknis mereka akan mengecek langsung ke sistem pusat agar dana atau status aplikasi segera terupdate. Jika ada kesulitan saat menghubungi mereka, silakan kabari kami kembali ya."