Kisah dari Ponpes Andalusia: Uang Saku Santri yang Kini Terpantau sampai ke Wali

Hari di pondok pesantren tidak berhenti ketika bel sekolah berbunyi.

"Mulai dari pagi subuh berjamaah sampai isyraq dan dhuha," cerita Ust. M. A'wan Asyrof, S.Ag., Ketua Umum Pondok Pesantren At-Taujieh Al-Islamy 2 Andalusia, Banyumas. "Setelah itu anak-anak sekolah formal sampai dzuhur, dilanjutkan jamaah dzuhur. Selanjutnya ada kegiatan madrasah diniyah sampai sore, jamaah lagi, terus nanti setelah jamaah maghrib dan isya ada kegiatan belajar malam."

Satu paragraf itu menjelaskan banyak hal tentang mengapa pesantren tidak bisa diurus dengan cara yang sama seperti sekolah biasa. Santri berada dalam tanggung jawab lembaga dua puluh empat jam. Mereka tidak pulang membawa uang sakunya kembali ke rumah, tidak ada orang tua yang memeriksa saku seragam setiap sore, dan tidak ada jeda ketika pengurus bisa berhenti memikirkan mereka.

Untuk artikel ini, tiga pengurus Ponpes Andalusia berbagi pengalaman memakai CARDS — dari pimpinan, bagian keamanan, dan bagian keuangan. Ketiganya menyoroti hal yang berbeda. Dan justru dari perbedaan itulah terlihat sesuatu yang sering luput: di pesantren, uang saku santri bukan semata urusan administrasi.

Pimpinan: "Tidak Bisa Terpaku pada Metode Lama"

Ketika ditanya apa yang membuat pesantren akhirnya tertarik mencoba, jawaban Ust. A'wan tidak dimulai dari keluhan teknis.

"Karena kami di pondok pesantren pun tidak bisa untuk terpaku pada metode lama. Kita juga harus bisa mengikuti perkembangan zaman. Akhirnya kita memutuskan agar Pondok Andalusia ini bisa lebih mengikuti zaman. Eranya sudah digital, jadi kami mengikuti agar berjalannya sistem dan lembaga juga lebih maksimal."

— Ust. M. A'wan Asyrof, S.Ag., Ketua Umum

Cara pandang ini layak dicatat, karena berbeda dari yang sering diasumsikan orang tentang pesantren.

Ada anggapan umum bahwa pesantren—terutama yang berakar pada tradisi salaf—cenderung menjaga jarak dari perubahan. Dalam praktiknya, banyak pesantren justru mengambil keputusan semacam ini lebih cepat daripada sekolah formal, karena pimpinannya memegang kewenangan penuh dan tidak perlu menunggu persetujuan berlapis.

Yang menarik, alasannya pun bukan penghematan biaya. Yang disebut adalah agar sistem dan lembaga berjalan lebih maksimal—motif yang berkaitan dengan mutu pengelolaan, bukan dengan angka pengeluaran.

Keamanan: Kenapa Uang Saku Jadi Urusan Ketertiban

Bagian berikutnya datang dari arah yang mungkin tidak diduga pembaca. Yang menjelaskan manfaat terbesarnya bukan bagian keuangan, melainkan koordinator keamanan.

"Untuk fitur CazhCards yang selama ini kami gunakan dan sangat membantu lembaga adalah pembayaran sehari-hari serta operasional digitalisasi uang saku santri, karena secara garis besar bisa memantau uang santri secara keseluruhan."

— Muhammad Minanur Ro'uf, Koordinator Keamanan

Fakta bahwa jawaban ini datang dari bagian keamanan mengungkap sesuatu yang penting, dan sering tidak disadari sekolah non-asrama.

Di sekolah biasa, uang saku adalah urusan harian antara anak dan orang tuanya. Di pesantren, uang itu dititipkan untuk jangka waktu panjang, dipakai sedikit demi sedikit, dan berada dalam lingkungan di mana puluhan anak menyimpan uang di kamar yang sama.

Konsekuensinya diketahui setiap pengurus pesantren: uang yang hilang dari lemari, saling curiga di antara santri sekamar, dan pertemanan yang retak karena hal yang kadang tidak pernah benar-benar terjadi. Persoalan itu tidak berhenti di pembukuan—ia menjadi urusan ketertiban asrama, dan karena itu menjadi urusan bagian keamanan.

Frasa yang dipakai Ust. Minanur—memantau uang santri secara keseluruhan—menggambarkan perubahan posisinya. Ketika saldo berpindah dari lemari ke sistem, uang hanya bisa dipakai pemiliknya dan setiap pembelian meninggalkan catatan. Bahan bakar kecurigaan hilang dengan sendirinya.

Pembahasan lebih luas tentang persoalan ini di lingkungan pesantren ada dalam artikel kami tentang sistem manajemen uang saku yang mengakhiri era saling curiga di pondok pesantren, sementara pilihan bentuk perangkatnya dibahas dalam kartu santri digital berbasis QR Code, RFID, dan gelang.

Keuangan: Dari Dikelola Satu-satu ke Tinggal Scan

Perspektif ketiga datang dari sisi yang paling langsung berhadapan dengan pekerjaan administratifnya.

"Menurut saya pribadi, untuk penggunaan CazhCards ini yang jelas dari segi kemudahan, terus juga segi keterhubungan informasi. Soalnya kalau kita yang tadinya manual harus dikelola satu-satu, kan butuh waktu yang lama juga. Nah sekarang pakai CazhCards itu bisa lebih cepat saja, karena aksesnya juga langsung. Jadi kita tinggal scan, terus langsung terhubung ke sistem digital.

— Muhammad Abdul Haq, Staf Keuangan

Dua frasa di sini pantas digarisbawahi.

"Dikelola satu-satu." Inilah bentuk pekerjaan yang paling menguras di lembaga berasrama. Mencatat pengeluaran santri satu per satu, mencocokkan titipan dengan pengambilan, dan menjawab pertanyaan tentang sisa uang masing-masing anak adalah pekerjaan yang tidak sulit secara teknis, tetapi berlipat sebanyak jumlah santri yang diurus.

"Tinggal scan, langsung terhubung." Perubahan yang sesungguhnya bukan pada kecepatan satu transaksi, melainkan pada hilangnya langkah pencatatan ulang. Transaksi yang terjadi di koperasi tidak perlu dicatat lagi di buku, lalu dipindahkan lagi ke rekap bulanan. Satu peristiwa, satu kali tercatat.

Pola yang sama berlaku untuk hampir semua pekerjaan administrasi yang dipindahkan ke sistem, dan mekanismenya kami bahas dalam artikel tentang laporan keuangan sekolah yang tersusun dari transaksi.

Yang Tidak Berhenti di Pesantren

Bagian terakhir jawaban Ust. Abdul Haq adalah yang paling jauh dampaknya—dan tampaknya tidak sepenuhnya diperkirakan sejak awal.

"Dan itu juga nggak cuma berhenti di pihak pesantren, tapi juga terhubung ke wali santri. Jadi wali santri pun juga bisa turut andil dalam mengawasi, baik uang saku maupun data presensi anak."

Kalimat ini menggambarkan perubahan yang lebih besar daripada efisiensi.

Wali santri yang menitipkan anaknya di pesantren menjalani sesuatu yang tidak dialami orang tua siswa sekolah biasa: jeda informasi yang panjang. Anak berangkat, lalu kabar berikutnya datang saat kunjungan—yang jaraknya bisa berminggu-minggu. Di antara dua titik itu, yang tersisa hanyalah berharap semuanya baik-baik saja.

Ketika uang saku dan kehadiran bisa dilihat dari rumah, jeda itu menyempit. Dan yang berubah bukan hanya rasa tenang wali santri, melainkan pembagian peran. Wali yang tadinya hanya mengirim uang kini "turut andil dalam mengawasi"—istilah yang dipakai Ust. Abdul Haq sendiri, dan pilihan kata yang tepat.

Bagi pesantren, ini juga berarti berkurangnya satu jenis pekerjaan: menjawab pertanyaan yang sebenarnya bisa dilihat sendiri oleh penanya. Pembahasan tentang bagaimana keterhubungan semacam ini bekerja ada dalam artikel tentang aplikasi monitoring orang tua santri.

Tiga Peran, Tiga Manfaat yang Berbeda

Bila ketiga jawaban di atas disandingkan, muncul pola yang berguna bagi pesantren lain yang sedang mempertimbangkan langkah serupa.

Bagi pimpinan, nilainya ada pada posisi lembaga—mengikuti zaman, dan sistem yang berjalan lebih maksimal. Ini bahasa visi, dan memang itu wilayah pimpinan.

Bagi bagian keamanan, nilainya ada pada ketertiban—uang santri yang terpantau berarti satu sumber persoalan asrama berkurang.

Bagi bagian keuangan, nilainya ada pada pekerjaan yang hilang—tidak ada lagi pencatatan satu per satu, tidak ada lagi pemindahan angka dari buku ke rekap.

Pelajaran untuk pesantren lain: manfaat sistem terasa berbeda di setiap bagian, dan itu hal yang baik. Pesantren yang memperkenalkan perubahan hanya dengan bahasa efisiensi administrasi akan kehilangan dukungan dari bagian yang tidak mengurus administrasi. Menjelaskan manfaatnya dalam bahasa masing-masing bagian jauh lebih berhasil.

Tiga hal lain yang bisa dipetik dari pengalaman Andalusia:

Mulai dari persoalan yang paling sering muncul, bukan dari modul yang paling lengkap. Andalusia menyebut dua hal—pembayaran harian dan uang saku santri. Keduanya berulang setiap hari dan dirasakan seluruh warga pesantren.

Perhitungkan sisi wali santri sejak awal. Ini sering diperlakukan sebagai manfaat tambahan, padahal bagi lembaga berasrama ia bisa menjadi manfaat utama.

Mengikuti zaman tidak berarti meninggalkan yang lama. Ritme Ponpes Andalusia tidak berubah. Jamaah tetap jamaah, madrasah diniyah tetap berjalan sampai sore, belajar malam tetap ada. Yang berubah hanyalah cara mencatat hal-hal yang memang perlu dicatat.

Bagi pesantren yang ingin menata langkahnya bertahap, urutan yang kami sarankan ada dalam panduan digitalisasi pesantren dan pembahasan menyeluruh tentang sistem manajemen pondok pesantren modern.

Penutup

Yang menarik dari pengalaman Ponpes Andalusia bukan daftar fiturnya, melainkan bagaimana tiga orang dengan tanggung jawab berbeda menjelaskan hal yang sama dengan cara masing-masing.

Pimpinannya bicara tentang zaman. Bagian keamanannya bicara tentang memantau uang santri. Bagian keuangannya bicara tentang tidak lagi mengelola satu-satu. Tidak ada yang mengklaim teknologi memperbaiki pendidikan—yang disebut Ust. A'wan adalah "agar berjalannya sistem dan lembaga juga lebih maksimal", rumusan yang menempatkan sistem pada posisinya yang tepat: sebagai penopang, bukan sebagai tujuan.

Dan hasil yang paling jauh jangkauannya ternyata bukan penghematan atau kecepatan, melainkan keterhubungan. Antara koperasi dan pembukuan. Antara pengurus dan catatan. Dan yang paling berarti, antara pesantren dan wali santri yang selama ini hanya bisa menunggu kabar.

Pesantren Anda Masih Mencatatat Uang Saku Santri Satu per Satu? Seperti yang dialami Ponpes Andalusia, transaksi yang tercatat otomatis membuat pengurus tidak lagi merekap manual dan wali santri bisa ikut memantau dari rumah. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi bersama Tim CARDS sekarang »

Tentang Ponpes Andalusia

Pondok Pesantren At-Taujieh Al-Islamy 2 Andalusia berlokasi di Leler, Desa Randegan, Kecamatan Kebasen, Kabupaten Banyumas, Jawa Tengah. Pesantren ini memadukan tradisi pesantren dengan pendidikan formal, dengan kegiatan santri yang berlangsung dari subuh hingga malam.

Terima kasih kepada Ust. M. A'wan Asyrof, S.Ag., Muhammad Minanur Ro'uf, dan Muhammad Abdul Haq atas waktu dan kesediaannya berbagi pengalaman.